Сантьяго

Кадрові документи

Прийом працівника без паперу: заява й наказ з підписом КЕП

Прийом нового працівника зазвичай означає кілька паперових підписів: заява, копії документів, ознайомлення з наказом. У «Сантьяго» ці документи оформлюються онлайн: працівник підписує їх своїм КЕП, а компанія отримує підписані оригінали в кабінеті.

Почати безкоштовно Як це працює
Мої справи — нова заява

Заява про прийняття на роботу

РоботодавецьТОВ «Альфа», ЄДРПОУ 12345678
ПосадаБухгалтер
Дата початку роботи03.11.2026
Підписати й надіслати
для працівника: кабінет, заява, ознайомлення
0 грн
за наказ, підписаний обома сторонами
5 грн
безкоштовно на старті та ще 25 щороку
25 документів
копій документів у заяві під одним підписом
до 10 файлів

Оформити прийняття на роботу в електронній формі: отримати від працівника підписану заяву з копіями документів, видати наказ і мати підтвердження ознайомлення з ним. Без поїздок в офіс і пересилання оригіналів, з історією всіх підписів у кабінеті компанії.

Крок за кроком

  1. 1Запит заявиРоботодавець (кадровик або директор)

    У розділі «Заяви працівників» кадровик натискає «Запросити заяву» і вказує ПІБ та пошту працівника. Заяву можна підготувати самостійно й додати PDF або обрати шаблон «Сантьяго» і заповнити посаду, дату початку роботи, місце роботи й випробувальний строк.

  2. 2Особистий кабінетПрацівник

    Працівник отримує лист із посиланням. Якщо особистого кабінету ще немає, він створює його: вказує ПІБ і РНОКПП. Справжність кабінету підтверджує перший підпис КЕП.

  3. 3Заява й копії документівПрацівник

    Роботодавця й заповнені ним поля вже вказано. Працівник перевіряє текст і за потреби додає скани чи PDF паспорта, РНОКПП, банківських реквізитів — до 10 файлів, кожен до 15 МБ. Копії стають сторінками заяви з написом «Згідно з оригіналом».

    Мої справи — нова заява

    Заява про прийняття на роботу

    РоботодавецьТОВ «Альфа», ЄДРПОУ 12345678
    ПосадаБухгалтер
    Дата початку роботи03.11.2026
    Підписати й надіслати
  4. 4Підпис КЕППрацівник

    Працівник підписує заяву своїм КЕП. Код у сертифікаті має збігатися з РНОКПП кабінету, тому подати заяву від чужого імені не можна. Один підпис засвідчує і заяву, і додані копії.

    Підписання
    Документ підписано й надісланоКваліфікований електронний підпис · з позначкою часу
  5. 5Прийняття заявиРоботодавець (кадровик або директор)

    Заява надходить у вхідні документи компанії, а запит отримує статус «Заяву подано». Підпис роботодавця на заяві означає, що її прийнято. Якщо в заяві помилка, її можна відхилити з поясненням причини.

    Сантьяго — Документи

    Документи

    Заява про прийняття на роботуПетренко ПетроОчікує вашого підпису
    Акт надання послуг № 42ТОВ «Ромашка»Підписано
    Рахунок № 112ТОВ «Крок»Очікує контрагента
  6. 6Наказ за шаблономРоботодавець (кадровик або директор)

    Кадровик відкриває «Наказ», обирає прийняття на роботу й заповнює номер і дату наказу, ПІБ і РНОКПП працівника, посаду, дату початку роботи, оклад, випробувальний строк і дату заяви як підставу. «Сантьяго» складає PDF, керівник підписує його своїм КЕП, і наказ надходить працівнику на ознайомлення.

    Сантьяго — Наказ

    Наказ про прийняття на роботу

    Надіслати працівнику
  7. 7Ознайомлення з наказомПрацівник

    Наказ з'являється в «Моїх справах» працівника й надходить листом. Підпис КЕП під наказом підтверджує ознайомлення; без особистого кабінету підписати можна за посиланням із листа. Якщо наказ не підписано протягом 3 днів, працівник отримує нагадування.

    Мої справи

    Мої справи

    Наказ № 15-кТОВ «Альфа» · на ознайомленняОчікує вашого підпису
    Ознайомлений(а) — підписати

Скільки це коштує

Працівник0 грн

Особистий кабінет, подання заяви й підписання наказу на ознайомлення — безкоштовно.

Роботодавець: заява за запитом5 грн

Списується з балансу компанії, коли заяву підписали працівник і роботодавець; спершу витрачаються безкоштовні документи. Якщо баланс порожній, працівник однаково може подати заяву.

Роботодавець: заява з ініціативи працівника0 грн

Заява, яку працівник подав без запиту, для компанії безкоштовна, як і будь-який вхідний документ.

Роботодавець: наказ на ознайомлення5 грн

Резервується під час надсилання й списується, коли працівник підписав наказ. Якщо наказ відхилили чи анулювали, кошти повертаються. На старті доступні 25 безкоштовних документів.

Як це відбувається без ЕДО

Навіть для одного нового працівника кадровик збирає кілька документів із власноручними підписами.

Якщо працівник працює віддалено або в іншому місті, кожен такий підпис означає пересилання паперу.

  • Заяву пишуть від руки або друкують за зразком, і через неточну посаду чи дату її доводиться переписувати.
  • Копії паспорта, РНОКПП і банківських реквізитів надходять фотографіями в месенджері, без засвідчення.
  • Скан заяви приходить одразу, а оригінал — окремо, кур'єром або поштою.
  • Ознайомлення з наказом — ще один підпис на папері, без якого кадрова справа неповна.
Хто бере участь
Працівник. Подає заяву про прийняття на роботу з копіями документів і підписує наказ на ознайомлення своїм КЕП. Для заяви потрібен особистий кабінет (ПІБ і РНОКПП), для ознайомлення з наказом достатньо посилання з листа. Для працівника безкоштовно.
Роботодавець (кадровик або директор). Запитує заяву, приймає її своїм підписом, складає наказ за шаблоном і надсилає працівнику на ознайомлення. Компанія або ФОП у «Сантьяго». Запит надсилає власник, підписувач або редактор, підписує власник або підписувач. Компанія платить за наказ і за заяву, яку запросила.
Переваги для бізнесу
  • Без поїздок в офіс. Заяву й наказ працівник підписує з комп'ютера чи телефона. Кур'єр і пересилання оригіналів не потрібні.
  • Точний текст заяви. Кадровик може надіслати готовий проєкт заяви в PDF: посада, дата й умови в ньому точні, працівнику лишається перевірити й підписати.
  • Копії документів разом із заявою. Паспорт, РНОКПП і реквізити додаються сторінками заяви з написом «Згідно з оригіналом» і засвідчуються тим самим підписом.
  • Підпис саме працівника. Заяву й наказ можна підписати лише ключем, у сертифікаті якого вказано РНОКПП працівника.
  • Статуси в одному розділі. У «Заявах працівників» видно отримані заяви, запити й стан ознайомлення: «Чекає працівника» або «Ознайомлено».
  • Документи в обох сторін. Заява й наказ зберігаються в кабінеті компанії та в особистому кабінеті працівника і лишаються в нього після зміни роботи.
Підсумок

Прийом працівника в «Сантьяго» — це два документи з підписами КЕП: заява з копіями документів і наказ з ознайомленням. Обидва складаються за шаблонами або з вашого PDF і зберігаються в кабінетах обох сторін.

Для працівника оформлення безкоштовне. Компанія платить 5 грн за наказ і за заяву, яку запросила сама, а перші 25 документів отримує без оплати.

Часті запитання

Чи законно оформлювати прийом на роботу документами з КЕП?

Так. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис (стаття 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»). Заява, наказ і відмітка про ознайомлення, підписані КЕП, є електронними документами, що мають статус оригіналу (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Паперові примірники для цього не потрібні.

Як підтверджується, що заяву підписав саме працівник?

Заяву підписано кваліфікованим електронним підписом працівника у форматі CAdES. «Сантьяго» перевіряє сертифікат, його статус і позначку часу, а код у сертифікаті має збігатися з РНОКПП працівника. Після підписання можна завантажити архів ZIP з оригіналом і файлами підписів і перевірити їх незалежно на czo.gov.ua.

Який ключ потрібен працівнику?

Особистий кваліфікований ключ будь-якого надавача з переліку Центрального засвідчувального органу: Дія, ДПС, банки та інші. Програми встановлювати не потрібно, підпис створюється на пристрої працівника. Без КЕП підписати заяву чи наказ не можна.

Чи потрібна працівнику реєстрація?

Для заяви — так: її подають з особистого кабінету, для якого потрібні ПІБ і РНОКПП. Наказ на ознайомлення працівник може підписати й без кабінету, за посиланням із листа.

Хто складає текст заяви?

На вибір компанії: кадровик надсилає готовий PDF або працівник заповнює шаблон «Сантьяго». Поля, які роботодавець указав у запиті, у шаблоні вже заповнено.

Що робити, якщо в заяві помилка?

Працівник не підписує заяву й повідомляє роботодавця, а той надсилає виправлений проєкт. Запит, за яким заяву ще не подано, роботодавець може скасувати. Отриману заяву з помилкою компанія відхиляє з поясненням.

Чи можна так само надіслати трудовий договір або посадову інструкцію?

Так. У «Заявах працівників» → «На ознайомлення» компанія надсилає будь-який PDF за РНОКПП і поштою працівника — на ознайомлення або на підпис. Кожен такий документ коштує 5 грн.

Де зберігаються заява й наказ?

У кабінеті компанії, без додаткової плати; їх можна вивантажити архівом разом із файлами підписів. Після припинення договору документи не видаляються й лишаються доступними для перегляду та експорту. У працівника вони лишаються в «Моїх справах», навіть якщо він змінить роботу. Обов'язок зберігати кадрові документи відповідно до законодавства лишається за компанією.

25 документів безкоштовно на старті

Почати безкоштовно