Сантьяго

Кадрові документи

Відпустка і звільнення без паперу: заява, наказ і ознайомлення з КЕП

Для відпустки чи звільнення потрібні щонайменше два підписи працівника: на заяві та на наказі, з яким його ознайомлюють. У «Сантьяго» працівник подає заяву зі свого особистого кабінету, роботодавець приймає її підписом КЕП, складає наказ за шаблоном і надсилає його на ознайомлення.

Почати безкоштовно Як це працює
Мої справи — нова заява

Заява про надання відпустки

РоботодавецьТОВ «Альфа», ЄДРПОУ 12345678
Вид відпусткиЩорічна основна
З дати · календарних днів01.12.2026 · 14
Підписати й надіслати
для працівника: кабінет, заява, ознайомлення
0 грн
за наказ, підписаний обома сторонами
5 грн
до нагадування про непідписаний наказ
3 дні
безкоштовно на старті та ще 25 щороку
25 документів

Оформити відпустку або звільнення в електронній формі: отримати від працівника підписану заяву, видати наказ, мати підтвердження ознайомлення з ним і за потреби передати працівнику копію наказу чи довідку. Без паперових примірників, з історією підписів у кабінетах обох сторін.

Крок за кроком

  1. 1Заява з «Моїх справ»Працівник

    Працівник відкриває «Мої справи» → «Подати заяву» й обирає «Відпустка» або «Звільнення». Для відпустки в шаблоні «Сантьяго» він обирає вид — щорічна основна або без збереження заробітної плати — і вказує дату початку та кількість календарних днів. Для звільнення — свою посаду, дату звільнення й, за бажанням, причину.

    Мої справи — нова заява

    Заява про надання відпустки

    РоботодавецьТОВ «Альфа», ЄДРПОУ 12345678
    Вид відпусткиЩорічна основна
    З дати · календарних днів01.12.2026 · 14
    Підписати й надіслати
  2. 2Або запит від роботодавцяРоботодавець (кадровик або директор)

    Ініціювати заяву може й кадровик: у «Заявах працівників» → «Запросити заяву» він обирає відпустку чи звільнення, вказує ПІБ і пошту працівника й додає власний проєкт заяви в PDF або заповнює поля шаблону «Сантьяго». Працівник отримує лист, а вказані роботодавцем дані в шаблоні вже заповнено.

  3. 3Підпис КЕППрацівник

    Працівник перевіряє текст і підписує заяву своїм КЕП. Код у сертифікаті має збігатися з РНОКПП кабінету, тому подати заяву від чужого імені не можна. Якщо в проєкті роботодавця помилка, працівник не підписує його й повідомляє кадровика.

    Підписання
    Документ підписано й надісланоКваліфікований електронний підпис · з позначкою часу
  4. 4Прийняття заявиРоботодавець (кадровик або директор)

    Заява надходить у вхідні документи компанії й до розділу «Заяви працівників». Підпис роботодавця на заяві означає, що її прийнято. Заяву з помилкою можна відхилити з поясненням причини.

    Сантьяго — Документи

    Документи

    Заява про надання відпусткиПетренко ПетроОчікує вашого підпису
    Заява про звільненняІваненко ОленаПідписано
    Наказ № 15-кПетренко ПетроОчікує контрагента
  5. 5Наказ за шаблономРоботодавець (кадровик або директор)

    У розділі «Наказ» кадровик обирає надання відпустки або звільнення й заповнює номер і дату наказу, ПІБ і РНОКПП працівника, посаду, дати та дату заяви як підставу. Для звільнення підставу вже вказано — «за власним бажанням відповідно до статті 38 КЗпП», — її можна змінити. Керівник підписує наказ своїм КЕП, і він надходить працівнику на ознайомлення.

    Сантьяго — Наказ

    Наказ про надання відпустки

    Надіслати працівнику
  6. 6Ознайомлення з наказомПрацівник

    Наказ з'являється в «Моїх справах» працівника й надходить листом. Підпис КЕП під наказом підтверджує ознайомлення; без особистого кабінету підписати можна за посиланням із листа. Якщо наказ не підписано протягом 3 днів, працівник отримує нагадування.

    Мої справи

    Мої справи

    Наказ № 15-кТОВ «Альфа» · на ознайомленняОчікує вашого підпису
    Ознайомлений(а) — підписати
  7. 7Документи під час звільненняРоботодавець (кадровик або директор)

    Копію наказу, довідку чи лист компанія видає як документ фізичній особі з метою «Видати»: підписує його, і документ одразу з'являється в «Моїх справах» працівника та надходить листом. Працівнику підписувати нічого не потрібно.

    Сантьяго — Документ фізичній особі

    Документ фізичній особі

    На ознайомленняНа підписВидати
    Тип документаДовідка про доходи
    РНОКПП отримувача3012345678

    Ви підписуєте, і документ одразу видано. Людині підписувати нічого не треба.

Скільки це коштує

Працівник0 грн

Особистий кабінет, подання заяви й підписання наказу на ознайомлення — безкоштовно.

Роботодавець: заява з ініціативи працівника0 грн

Заява, яку працівник подав без запиту, для компанії безкоштовна, як і будь-який вхідний документ.

Роботодавець: заява за запитом5 грн

Списується з балансу компанії, коли заяву підписали працівник і роботодавець; спершу витрачаються безкоштовні документи.

Роботодавець: наказ на ознайомлення5 грн

Резервується під час надсилання й списується, коли працівник підписав наказ. Якщо наказ відхилили чи анулювали, кошти повертаються.

Роботодавець: виданий документ5 грн

Копія наказу, довідка чи лист з метою «Видати» списуються в момент вашого підпису. На старті доступні 25 безкоштовних документів і ще 25 щороку.

Як це відбувається без ЕДО

Заяву на відпустку пишуть від руки або за зразком і передають кадровику, а наказ друкують і дають працівнику підписати на ознайомлення.

Якщо працівник у відрядженні, працює віддалено або вже переїхав, кожен такий підпис означає пересилання паперу. Під час звільнення до цього додається передача документів людині, яка більше не приходить в офіс.

  • Заяву переписують через інший вид відпустки, неточну дату початку чи кількість днів.
  • Скан заяви в месенджері не є оригіналом, і кадровик чекає на паперовий примірник.
  • Ознайомлення з наказом відкладається, доки працівник не прийде в офіс.
  • Копію наказу про звільнення чи довідку доводиться передавати кур'єром або поштою.
Хто бере участь
Працівник. Подає заяву про відпустку чи звільнення з «Моїх справ» і підписує наказ на ознайомлення своїм КЕП. Для заяви потрібен особистий кабінет (ПІБ і РНОКПП), для ознайомлення з наказом достатньо посилання з листа. Для працівника безкоштовно.
Роботодавець (кадровик або директор). Приймає заяву своїм підписом, складає наказ за шаблоном, надсилає його на ознайомлення й за потреби видає працівнику документи. Компанія або ФОП у «Сантьяго». Запит заяви надсилає власник, підписувач або редактор, підписує власник або підписувач. Компанія платить за наказ, за заяву, яку запросила, і за виданий документ.
Переваги для бізнесу
  • Заява без переписування. Шаблон складає текст заяви з полів: вид відпустки, дата початку й кількість календарних днів або дата звільнення. Кадровик може надіслати й власний проєкт заяви в PDF.
  • Наказ за шаблоном. «Сантьяго» складає PDF наказу про надання відпустки чи звільнення з полів форми, з датою заяви працівника як підставою.
  • Ознайомлення на відстані. Працівник підписує наказ за посиланням із листа, де б він не був, а нагадування надходить через 3 дні без участі кадровика.
  • Підпис саме працівника. Заяву й наказ можна підписати лише ключем, у сертифікаті якого вказано РНОКПП працівника.
  • Статуси в одному розділі. У «Заявах працівників» видно отримані заяви, запити й стан ознайомлення: «Чекає працівника» або «Ознайомлено».
  • Документи залишаються в працівника. Заяви, накази й видані документи зберігаються в «Моїх справах» працівника і після звільнення, а в кабінеті компанії — разом із файлами підписів.
Підсумок

Відпустка чи звільнення в «Сантьяго» — це заява працівника з особистого кабінету, наказ за шаблоном і підпис КЕП на ознайомлення. Документи, потрібні людині під час звільнення, компанія видає в її кабінет, і з боку працівника додаткові підписи не потрібні.

Для працівника оформлення безкоштовне. Компанія платить 5 грн за наказ, за заяву, яку запросила сама, і за кожен виданий документ, а перші 25 документів отримує без оплати.

Часті запитання

Чи можна оформлювати відпустку й звільнення документами з КЕП?

Так. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис (стаття 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»). Заява, наказ і відмітка про ознайомлення, підписані КЕП, є електронними документами, що мають статус оригіналу (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

За скільки днів працівник має попередити про звільнення?

За загальним правилом статті 38 Кодексу законів про працю України працівник, який звільняється за власним бажанням, письмово попереджає роботодавця за два тижні. Ця стаття також визначає випадки, коли роботодавець має звільнити працівника у строк, про який той просить. Дата й час підпису заяви фіксуються позначкою часу.

Які відпустки є в шаблоні заяви?

Щорічна основна відпустка та відпустка без збереження заробітної плати: працівник указує дату початку й кількість календарних днів, для відпустки без збереження заробітної плати — також причину. Для інших видів відпусток працівник подає довільну заяву зі своїм текстом або підписує проєкт, який надіслав кадровик.

Чи може роботодавець підготувати заяву замість працівника?

Роботодавець готує проєкт: у запиті заяви додає власний PDF або заповнює поля шаблону. Подає й підписує заяву лише працівник своїм КЕП.

Як передати працівнику копію наказу про звільнення?

Стаття 47 Кодексу законів про працю України зобов'язує роботодавця в день звільнення видати працівнику копію наказу про звільнення. У «Сантьяго» копію наказу, довідку чи лист компанія видає як документ фізичній особі з метою «Видати»: він з'являється в «Моїх справах» людини й надходить листом із посиланням, за яким документ можна переглянути й завантажити з підписом. Розрахунок із працівником та інші дії під час звільнення виконуються поза «Сантьяго».

Чи можна ознайомити працівників із графіком відпусток?

Так. У «Заявах працівників» → «На ознайомлення» компанія надсилає графік відпусток чи інший документ за РНОКПП і поштою працівника. Щоб ознайомити кількох людей, оберіть «Кільком одержувачам»: кожен отримає власний примірник, а ви підпишете всі примірники одним введенням ключа. Кожен примірник коштує 5 грн.

Що робити, якщо в заяві помилка?

Працівник не підписує заяву й повідомляє роботодавця, а той надсилає виправлений проєкт. Запит, за яким заяву ще не подано, роботодавець може скасувати. Отриману заяву з помилкою компанія відхиляє з поясненням.

Що стається з документами після звільнення?

У кабінеті компанії вони зберігаються без додаткової плати, їх можна вивантажити архівом разом із файлами підписів. У працівника заяви, накази й видані документи лишаються в «Моїх справах» і після звільнення. Обов'язок зберігати кадрові документи відповідно до законодавства лишається за компанією.

25 документів безкоштовно на старті

Почати безкоштовно