Кадрові документи
Довідка з місця роботи й про доходи онлайн: запит працівника і видача з КЕП
Довідку з місця роботи чи про доходи працівник зазвичай просить усно, а забирає паперову в бухгалтерії. У «Сантьяго» запит подається з особистого кабінету, а роботодавець видає довідку з підписом КЕП: вона одразу з'являється в «Моїх справах» працівника й надходить листом.
Заява про видачу довідки
- для працівника: запит і отримання довідки
- 0 грн
- за видану довідку
- 5 грн
- лише компанії — працівнику підписувати не потрібно
- 1 підпис
- безкоштовно на старті та ще 25 щороку
- 25 документів
Видавати працівникам довідки в електронній формі: отримати письмовий запит із переліком потрібного, підписати довідку КЕП компанії й передати її людині без паперу, пошти й особистих зустрічей. Працівнику підписувати довідку не потрібно.
Крок за кроком
1«Попросити довідку»Працівник
У «Моїх справах» працівник натискає «Попросити довідку», вказує роботодавця — код ЄДРПОУ або РНОКПП ФОП і пошту для документів — і обирає, яка довідка потрібна: з місця роботи (посада й період роботи), про доходи за вказаний період або інша, з коротким описом. За бажанням додає, куди подаватиме довідку, наприклад до банку.
Мої справи — нова заяваЗаява про видачу довідки
РоботодавецьТОВ «Альфа», ЄДРПОУ 12345678ДовідкаПро доходи (заробітну плату)За період · для подання01.05.2026 – 31.10.2026 · до банкуПідписати й надіслати2Підпис заявиПрацівник
Шаблон «Сантьяго» складає з полів текст заяви про видачу довідки. Працівник підписує її своїм КЕП, і заява надходить роботодавцю.
ПідписанняДокумент підписано й надісланоКваліфікований електронний підпис · з позначкою часу3Заява в роботодавцяРоботодавець (кадровик або бухгалтер)
Заява з'являється у вхідних документах компанії й у «Заявах працівників» → «Отримані заяви». Поруч із нею — кнопка «Видати довідку».
Сантьяго — Заяви працівниківОтримані заяви
Заява про видачу довідкиПетренко Петро Видати довідкуЗаява про надання відпусткиІваненко ОленаПідписано4Довідка у форматі компаніїРоботодавець (кадровик або бухгалтер)
Бухгалтерія готує довідку у звичному форматі, наприклад в обліковій програмі. Кнопка «Видати довідку» відкриває документ фізичній особі з метою «Видати» й уже вказаним РНОКПП працівника: лишається додати файл, тип довідки, номер і пошту працівника.
Сантьяго — Документ фізичній особіДокумент фізичній особі
На ознайомленняНа підписВидатиТип документаДовідка про доходиРНОКПП отримувача3012345678Ви підписуєте, і документ одразу видано. Людині підписувати нічого не треба.
5Підпис і видачаРоботодавець (кадровик або бухгалтер)
Довідку підписує КЕП компанії власник або підписувач. Після підпису документ одразу видано: працівнику підписувати нічого не потрібно.
ПідписанняДокумент підписано й надісланоКваліфікований електронний підпис · з позначкою часу6Довідка в «Моїх справах»Працівник
Довідка з'являється в «Моїх справах» зі статусом «Отримано» й надходить листом. За посиланням із листа її можна переглянути й завантажити архів з оригіналом і підписом протягом 30 днів, а в особистому кабінеті вона лишається без обмеження строку.
Мої справиІсторія документів
Довідка про доходи № 27ТОВ «Альфа» · видано вамОтриманоЗаява про видачу довідкиТОВ «Альфа» · ваша заяваПрийнятоНаказ № 15-кТОВ «Альфа» · на ознайомленняОзнайомлено
Скільки це коштує
Працівник0 грн
Особистий кабінет, заява про видачу довідки й отримання довідки — безкоштовно.
Роботодавець: заява працівника0 грн
Заява про видачу довідки, яку працівник подав сам, для компанії безкоштовна, як і будь-який вхідний документ.
Роботодавець: видана довідка5 грн
Списується в момент підпису довідки; спершу витрачаються безкоштовні документи — 25 на старті та ще 25 щороку. З брендуванням — на 1 грн більше.
Як це відбувається без ЕДО
Довідка потрібна людині для банку, посольства, соціальних служб чи нового роботодавця, і зазвичай на конкретну дату.
Запит надходить у месенджері чи телефоном, а готовий документ треба передати особисто або поштою.
- Із запиту не завжди зрозуміло, яка довідка потрібна: з місця роботи чи про доходи, за який період і куди.
- Запити ніде не фіксуються, тож складно встановити, кому й коли видано довідку.
- Паперову довідку людина забирає в офісі або чекає поштою.
- Скан підписаної довідки в месенджері — копія, а не оригінал.
Хто бере участь
Переваги для бізнесу
- Зрозумілий запит. У заяві вказано вид довідки, період і, за бажанням, куди її подаватимуть. Уточнювати деталі телефоном не потрібно.
- Довідка у вашому форматі. Компанія видає документ, складений у своїй програмі. «Сантьяго» не змінює текст довідки, а забезпечує підпис, видачу й зберігання.
- Один підпис. Довідку підписує лише компанія, і вона видана одразу після підпису, без очікування дій працівника.
- Без паперу й пошти. Довідка надходить в особистий кабінет працівника й листом із посиланням, хоч би де він був.
- Історія видачі. Заява й видана довідка зберігаються в кабінеті компанії з файлами підписів, тож видно, кому й коли видано довідку.
- Незалежна перевірка. Архів з оригіналом і файлом підпису можна перевірити на czo.gov.ua без участі «Сантьяго».
Підсумок
Довідка в «Сантьяго» — це заява працівника з особистого кабінету і документ компанії з підписом КЕП, виданий одразу після підпису. Працівник отримує довідку в «Моїх справах» і листом, а компанія має історію всіх виданих довідок.
Для працівника це безкоштовно, і заява для компанії також безкоштовна. За кожну видану довідку компанія платить 5 грн, а перші 25 документів отримує без оплати.
Часті запитання
Чи має довідка з КЕП юридичну силу?
Так. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис (стаття 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»), а довідка, підписана КЕП компанії, є електронним документом, що має статус оригіналу (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Чи приймає конкретна установа довідку в електронній формі, варто уточнити в неї заздалегідь.
Чи зобов'язаний роботодавець видати довідку?
Стаття 49 Кодексу законів про працю України зобов'язує роботодавця на вимогу працівника видати довідку про його роботу із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи й розміру заробітної плати. Заява з «Моїх справ», підписана КЕП, фіксує цю вимогу й дату її подання.
Чи складає «Сантьяго» текст довідки?
Ні. «Сантьяго» складає за шаблоном лише заяву працівника. Довідку компанія готує у своєму форматі, наприклад в обліковій програмі, і видає файлом PDF, Word, Excel або XML.
Чи потрібно працівнику підписувати довідку?
Ні. Документ з метою «Видати» підписує лише компанія. Після її підпису довідку видано, і вона одразу з'являється в «Моїх справах» працівника.
Чи можна видати довідку без заяви?
Так. У «Заявах працівників» → «На ознайомлення» оберіть «Видати», вкажіть РНОКПП і пошту працівника й додайте файл. Так само видають копію наказу чи лист.
Чи отримає довідку людина без особистого кабінету?
Так, листом із посиланням: за ним довідку можна переглянути й завантажити архів з оригіналом і підписом протягом 30 днів. Попросити довідку через «Сантьяго» можна лише з особистого кабінету.
Як перевірити підпис на довідці?
Довідку підписано кваліфікованим електронним підписом у форматі CAdES. Архів з оригіналом і файлом підпису .p7s можна перевірити незалежно на czo.gov.ua.
Що робити, якщо банк просить паперову довідку?
Підписаний документ можна роздрукувати з протоколом підписання і QR-кодом. Чи прийме установа такий примірник, варто уточнити в неї.
25 документів безкоштовно на старті
Почати безкоштовно